Inventário de loja: como fazer a contagem do estoque sem parar de vender
Por Equipe PDVenda · 7 de novembro de 2026 · 7 min de leitura
Neste artigo
Tipos de inventárioPreparação (antes da contagem)Como contarComo tratar as diferençasAcuracidade: o número que mostra se o estoque é confiávelErros comunsPerguntas frequentesO estoque no sistema e o estoque na prateleira nunca ficam idênticos para sempre: há venda sem baixa, erro de lançamento, produto quebrado, troca, furto. O inventário é a contagem física que traz os dois de volta à mesma realidade. Feito com método, ele é rápido e ainda mostra onde a loja está perdendo dinheiro.
Resumo rápido
- Inventário = contar o que existe na loja e comparar com o que o sistema diz.
- Faça um geral por ano (ou semestre) e contagens parciais frequentes, começando pelos itens mais importantes.
- Contagem em duplas ou com conferência, sem olhar o saldo do sistema antes.
- Investigue as diferenças antes de ajustar o saldo.
- Meça a acuracidade (percentual de itens com a contagem igual ao sistema).
Tipos de inventário
| Tipo | Como funciona | Quando usar |
|---|---|---|
| Geral | Conta a loja inteira de uma vez | Uma ou duas vezes por ano, com a loja fechada ou em horário calmo |
| Rotativo (cíclico) | Conta uma parte do estoque por semana | Sempre, sem parar a loja |
| Por amostragem de A | Conta só os itens classe A com frequência | Para proteger o que mais importa (veja a curva ABC) |
Para loja pequena, o melhor é combinar: contagem rotativa semanal dos itens A e um inventário geral no ano, aproveitando uma data calma.
Preparação (antes da contagem)
- Escolha a data e avise a equipe. Evite o dia de maior movimento.
- Organize o estoque: junte o mesmo produto num único lugar, tire o que está quebrado ou vencido, separe devoluções.
- Feche o movimento: lançamentos pendentes (compras recebidas, vendas feitas) devem estar no sistema antes de começar.
- Prepare as folhas (ou use o celular) com o código e o nome do produto e uma coluna vazia para a contagem.
Como contar
- Conte duas vezes: uma pessoa conta, outra confere. Se bateu, está certo; se não, conta a terceira vez.
- Não mostre o saldo do sistema a quem conta, para que ele conte o que existe, não o que "deveria" existir.
- Marque o que já foi contado (etiqueta ou fita) para não contar duas vezes.
- Registre o que está fora do lugar: produto de uma categoria em outra prateleira vira diferença falsa.
Como tratar as diferenças
Exemplo: o sistema diz que há 120 unidades de um produto, a contagem achou 114. Diferença de 6 unidades. Com custo de R$ 25, a perda é R$ 150.
Antes de ajustar o saldo, investigue:
- Há venda ou devolução ainda sem lançamento?
- Houve troca ou brinde dado sem baixa?
- Algum produto foi lançado com o código errado (uma unidade de outro modelo)?
- Existe quebra ou perda não registrada?
Só depois de explicar o que dá para explicar, ajuste o saldo e registre o motivo. Ajuste sem motivo esconde o problema.
Acuracidade: o número que mostra se o estoque é confiável
acuracidade = itens com contagem igual ao sistema ÷ itens contados
Se foram contados 200 itens e 170 estavam certos, a acuracidade é 170 ÷ 200 = 85%. Meça a cada inventário e persiga a melhora: quanto maior, mais você pode confiar no saldo para comprar e vender.
Menos diferença, menos inventário
Quando cada venda baixa o estoque sozinha e cada compra entra pela nota, as diferenças caem. O PDVenda faz essa baixa automática e guarda o histórico de movimentações de cada produto.
Erros comuns
Erros comuns
- Contar sem ter fechado os lançamentos pendentes.
- Contar um só e não conferir.
- Ajustar o saldo para "fechar a conta" sem investigar.
- Fazer inventário só quando há suspeita de problema.
- Ignorar produtos vencidos ou danificados na contagem.
Seu plano para esta semana
- Escolha 20 produtos classe A e conte-os hoje.
- Compare com o sistema e anote cada diferença e a causa provável.
- Corrija o processo que gerou a diferença mais frequente.
- Marque no calendário a data do próximo inventário geral.
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Perguntas frequentes
O que é inventário de estoque?
É a contagem física dos produtos da loja, comparada com o saldo registrado no sistema, para corrigir diferenças.
Com que frequência fazer inventário?
Um geral por ano (ou semestre) e contagens parciais semanais ou mensais dos itens mais importantes.
Preciso fechar a loja para o inventário?
No inventário geral convém reduzir o movimento ou fazer em horário calmo. No rotativo, não é preciso fechar.
O que fazer quando o estoque sobra no inventário?
Investigue: pode ser compra sem lançamento, venda com baixa duplicada ou produto lançado com código errado. Depois ajuste e registre o motivo.
Como evitar diferenças no estoque?
Baixe cada venda no sistema, lance as compras pela nota, registre perdas e trocas e faça contagens frequentes dos itens principais.
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